La question
Dans nos établissements, il existe presque toujours une trame pour les documents : un modèle de présentation, avec ses couleurs et sa façon de construire une diapositive. Elle sert à ce que l'établissement parle d'une seule voix.
Dans les faits, chacun la met un peu à sa sauce. Au fil des mois, les documents d'une même équipe finissent par ne plus vraiment se ressembler.
Je ne crois pas que ce soit de la mauvaise volonté. Une mise en page soignée demande du temps et un savoir-faire que tout le monde n'a pas, et une trame laisse chacun seul devant son logiciel.
Le résultat se voit en réunion. Les supports sont inégaux, les messages passent plus ou moins bien selon celui qui les a préparés, et il arrive même qu'il n'y ait pas de support du tout.
Et si nous laissions l'IA appliquer la trame à notre place ?
La trame, à la voix
On enregistre la trame une fois pour toutes dans l'outil d'IA. Certains outils appellent cela une « skill » : un ensemble de consignes que l'outil applique chaque fois qu'on lui demande un document, avec les couleurs et la façon de construire une diapositive.
Ensuite, chacun s'en sert en langage courant, et même à la voix. On décrit ce qu'on veut dire et à qui, et l'outil produit un support qui respecte la trame. Il n'y a plus besoin de savoir manier un logiciel de présentation.
C'est vraiment intéressant de voir ça fonctionner. Les réunions sont mieux préparées. Là où il n'y avait parfois aucun support, il y en a désormais un à chaque fois, propre et cohérent avec les autres.
Les messages passent mieux aussi, en tout cas c'est ce que je constate. Quand les documents se ressemblent, la forme ne détourne plus l'attention de ce qui est dit.
Restait une question : faut-il une présentation pour chaque réunion ? J'ai choisi de laisser chaque directeur en décider. Le cadre est le même pour tous, et chacun reste juge du moment où il en a besoin.
Ce que ça change pour un dirigeant
Ce que je retiens de ce cas, c'est que l'IA peut mettre toute une équipe au même niveau.
Jusqu'ici, la qualité d'un document dépendait beaucoup de celui qui le préparait. Certains avaient le goût de la mise en page, d'autres non, et cela se voyait en réunion.
Avec un cadre commun dans l'outil, cet écart se réduit. Chacun peut présenter son travail dans de bonnes conditions, et le temps passé à ajuster des diapositives se reporte sur le fond : ce qu'on veut dire et la décision qu'on attend.
C'est aussi, à mon sens, une réponse à une idée qui me travaille depuis quelque temps. Chacun gagne du temps avec l'IA dans son coin, et pourtant mettre des personnes côte à côte ne rend pas une équipe plus efficace. Avec un cadre commun, le gain se partage.
Il y a un revers. Celui qui excellait dans la mise en page perd une partie de ce qui le distinguait. Je comprends que ce soit inconfortable. On peut d'ailleurs l'associer à la construction du cadre commun, puisque c'est souvent lui qui sait le mieux ce qu'une bonne présentation doit contenir.
Le geste à reproduire
Reprenez la trame de présentation de votre établissement, ou à défaut deux ou trois documents que vous jugez réussis.
Une trame est un document interne sans caractère sensible : elle a sa place dans un outil d'IA maîtrisé par l'établissement, pas dans un outil grand public. Joignez-la et copiez cette consigne :
Voici la trame de présentation de notre établissement : [joindre la trame ou des documents réussis]. Aide-moi à en faire un cadre commun que toute l'équipe pourra utiliser pour produire ses présentations. Décris précisément les règles à respecter : structure d'une présentation, construction d'une diapositive, couleurs, présentation des chiffres et des graphiques, longueur des textes. Signale les points où la trame est floue ou contradictoire, et pose-moi des questions pour les trancher. Rédige enfin ces règles sous forme de consignes que l'outil pourra appliquer chaque fois qu'on lui demandera une présentation.
Selon les outils, ces consignes s'enregistrent sous des noms différents. Avant de les partager, une question à poser à votre DSI : notre outil permet-il de partager un même cadre de consignes entre plusieurs utilisateurs, dans un environnement maîtrisé par l'établissement ?
Les présentations produites ensuite suivent la règle de tout document : rien de nominatif ni aucune donnée de santé hors d'un environnement validé par le DSI.
À refaire dès lundi
Prenez le support de votre prochaine réunion. Donnez-le à l'outil avec votre trame, et demandez-lui de le refaire en la respectant.
Mettez les deux versions côte à côte. Vous verrez assez vite si le message passe mieux.
Et vous
Dans votre équipe, qu'est-ce qui dépend encore du talent de quelques-uns, et que l'outil pourrait mettre à la portée de tous ?
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